Cara pengolahan pendekatan file-based approach :  Data dikelola dari sekumpulan program-program aplikasi yang menyajikan service bagi pengguna akhir, setiap program aplikasi mendefinisikan dan mengatur setiap data.

Kelemahan :

• Pemisahan dan pembatasan data

Jika data dibatasi pada sejumlah file terpisah, maka akan lebih sukar untuk mendapatkan data yang seharusnya tersedia.

• Duplikasi data

Duplikasi akan menyebabkan pemborosan, Pemborosan waktu dan biaya untuk mencari data karena harus dilakukan lebih dari sekali. Duplikasi juga dapat mendorong kearah hilangnya integritas data; dengan kata lain tidak ada konsistensi data.

• Query yang dibatasi/perkembang biakan aplikasi program

Para pemakai mempunyai pandangan, file-based systems terbukti telah lebih baik dibandingkan sistem manual.  Konsekwensinya muncul kebutuhan untuk query. Bagaimanapun, filebased system bergantung kepada pengembang aplikasi, siapa yang harus menulis query  atau laporan yang diperlukan. Hasilnya dua hal dapat teerjadi. Dalam beberapa organisasi jenis query atau laporan yang diproduksi formatnya telah ditetapkan. Tidak ada fasilitas untuk meminta bentuk lainnya yang tidak direncanakan (disebut spur-of-the-moment atau khusus/ad-hoc) query tehadap datanya sendiri maupun jenis data lainnya yang tersedia.