Menurut Koina (2004) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua aset informasi suatu organisasi. Yang dimaksud adalah informasi meliputi database, dokumen, kebijakan dan prosedur dan juga pengalaman yang terdapat pada pekerja. Laudon dan Laudon (2002:372) mengatakan bahwa knowledge management berguna untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Teknologi informasi berperan penting dalam knowledge management sebagai pendukung proses bisnis yang bertujuan untuk menciptakan,mengumpulkan dan memelihara pengetahuan organisasi tersebut. Perusahaan harus memiliki proses yang efisien dalam pemrolehan dan pendistribusian pengetahuan agar perusahaan dapat mengambil manfaat dari sumber daya pengetahuan dan jika tidak efisien, makan organisasi tersebut akan gagal mengaprsiasikan nilai pengetahuan yang dimilikinya.

Menurut Amrit Tiwana (2000), yang membuat Knowledge Management menjadi hal yang tidak dapat diabaikan dalam suatu bisnis dibagi menjadi 6 kelompok:

– Knowledge Centric Drivers:

1. Kegagalan perusahaan mengetahui apa yang mereka ketahui

2. Kebutuhan mendesak untuk distribusi knowledge yang cerdas

3. Kecepatan dan kelambanan knowledge

4. Masalah knowledge walkout dan tingkat ketergantungan yang tinggi pada tacit                                      knowledge

5. Kebutuhan akan systemic unlearning (belajar meninggalkan hal yang lama bila sudah

tidak sesuai dengan kebutuhan)

– Technology Drivers:

1. Kompresi dari siklus hidup produk dan proses

2. Berakhirnya peranan teknologi sebagai differentiator jangka panjang yang layak

3. Kebutuhan akan rantai penghubung yang sempurna antara knowledge, strategi bisnis

dan teknologi informasi.

– Organisational structure based drivers:

1. Konvergensi fungsional

2. Munculnya struktur organisasi project centric

3. Tantangan yang muncul akibat deregulasi

4. Ketidakmampuan perusahaan untuk mengimbangi perubahan kompetitif akibat

globalisasi.

5. Konvergensi produk dan jasa layanan

– Personnel Drivers:

1. Konvergensi fungsional yang sangat luas

2. Kebutuhan untuk mendukung kolaborasi cross functional yang efektif

3. Mobilitas dan fluidititias tim

4. Kebutuhan untuk menghadapi ekspektasi korporasi kompleks

– Process focused Drivers:

1. Kebutuhan untuk mencegah penemuan kembali yang tidak perlu

2. Kebutuhan untuk mencegah kesalah yang mahal dan berulang-ulang

3. Kebutuhan untuk antisipasi prediksi yang akurat

4. Kebutuhan yang muncul akan tanggapan yang kompetitif

-Economic Drivers:

1. Potensi untuk menciptakan kemampuan yang luar biasa melalui knowledge

2. Permintaan untuk diferensiasi produk dan layanan yang akurat

Keuntungan knowledge management adalah untuk menghindari karyawan melakukan sesuatu yang berulang-ulang, seperti mengumpulkan informasi berulang-ulang setiap kali ingin membuat suatu keputusan. Hal penting dalam keberhasilan penerapan knowledg management adalah mengetahui bagaimana mengelola informasi secara efektif dan mengubahnya menjadi pengetahuan yang dapat digunakan oleh setiap orang yang membutuhkannya untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan.

Referensi

Koina, Cathie (2004). “Librarians are the ultimate knowledge managers?” <http://www.alia.org.au/publising/alj/52.3/full.text/koina.html>. (May 6,2005)

Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon (2002). Management information system: Managing the digital firm. New Jersey: Prentice-Hall

Tiwana, Amrit, (2000). “ The Knowledge Management Toolkit Prctical Techniques for Building a Knowledge Management System”. Prentice Hall PTR, Singapore.